En kommunes erfaring fra arrangementsstyring med CIM

Tenk deg at du skal arrangere Europas største gratis familiefest med flere tusen gjester og hundrevis av båter. Tenk deg alle oppgavene du må forberede og alle folkene som er engasjert for å gjøre dette til et vellykket arrangement. Og tenk deg hvilket mareritt det er for et par foreldre å oppdage at deres 6 år gamle sønn forsvinner i folkemengden. Gjesteblogger Albert E. Gjørtz forteller hva de gjorde for å sikre god arrangementsstyring da The Tall Ships Races besøkte Ålesund sommeren 2015.


Se vår ressursside om beredskap i offentlige og private virksomheter

Tydelige suksesskriterier

Vi hadde et veldig klart mål for arrangementet vårt i Ålesund– vi skulle skape gode opplevelser, en stor folkefest og god promotering av kommunen, samtidig som vi hadde høy fokus på HMS, beredskap og krisehåndtering. Vi definerte følgende suksessfaktorer for å oppnå et vellykket arrangement:

  • Et overordnet prosjektstyringsverktøy
  • Tydelige roller og oppgaver
  • Kontinuerlig informasjonsflyt
  • Gode forberedelser og øvelser
  • Nok kvalifiserte frivillige 

Skreddersøm

Ålesund var blant de første kommunene i Norge som innførte CIM allerede i 2010,  som beredskapsleder i kommunen hadde jeg god erfaring med programmet som krisehåndteringsverktøy. Derfor var det naturlig for meg å utnytte verktøyet videre da jeg begynte som prosjektleder for The Tall Ships Races. Vi samarbeidet med leverandøren og fikk raskt på plass en skreddersydd løsning med CIM som overordnet prosjektstyringsverktøy for hele arrangementet. Tilrettelagte moduler ga oss akkurat den integrasjonen vi ønsket, med kontinuerlig informasjonsflyt, enkle verktøy og alle oppgaver samlet på ett sted.

Arrangementsstyring ved hjelp av CIM

Men en god løsning fungerer jo ikke uten opplæring. Utfordringen var at det var veldig mange mennesker involvert, og vi valgte derfor å gi de omlag 90 komitemedlemmene grundig opplæring i verktøyet. De 400 frivillige fikk en nedskalert løsning å forholde seg til. Ni arrangementskomiteer hadde ansvar for oppæring av frivillige og fordeling av oppgaver. Alle frivillige ble registrert i programmet slik at komiteene kunne sende informasjon på SMS og mail både i forkant og under hele arrangementet. De frivillige meldte inn avvik fra sin nettleser uten å være inne i selve installasjonen. Var det for eksempel søppel i gatene eller andre hendelser, rapporterte de det inn på et avviksskjema fra egne mobiler. Det var helt avgjørende at avvikshåndteringen var enkel, og at alle frivillige hadde ansvar for å ivareta sikkerhet og hindre uønskede hendelser.

For å gjøre det beste, må man tenke det verste

For å arrangere en så stor folkefest, er det viktig at alle vet hva de skal gjøre - og når de skal gjøre det. Derfor måtte vi øve på det motsatte. Som beredskapsleder var det naturlig at jeg hadde fokuserte på beredskap og krisehåndtering for å hindre uønskede hendelser. Vi har en godt innarbeidet beredskapsplan i kommunen, og vi samarbeidet tett med politiet og redningstjenestene både i forkant og under arrangementet. Sammen gjennomførte vi en ROS-analyse for å avdekke alle potensielle hendelser som kunne skje, for eksempel brann på land eller i båt, bombeterror, mann over bord, evakuering, livstruende vold i store folkemasser og bortkommet barn. Og hvorfor gjorde vi alt dette? Svaret er enkelt – vi ville ha en tydelig handlingsplan for hva vi skulle gjøre, og hvordan vi skulle gjøre det, hvis noe skjedde.

> Les også: Krisehåndtering: Derfor vil det gå galt

Når en uønsket hendelse inntreffer

Og heldigvis var vi godt forberedt da alarmen gikk. For hva gjør du når en seks år gammel gutt plutselig forsvinner i den store folkemengden, og foreldrene melder han savnet? Vi fulgte handlingsplanen vi hadde utarbeidet i forkant. Operasjonssentralen ble varslet raskt, og rutinene i beredskapsplanen ble fulgt som planlagt. En SMS med beskrivelse av gutten ble sendt ut til alle frivillige og komitemedlemmer som befant seg i området. Etter 15 minutter ble gutten funnet og overlevert til politiet og de bekymrede foreldrene. All kommunikasjon ble loggført i CIM, slik at alle involverte fikk oppdatert informasjon underveis. Grundige forberedelser, effektiv varsling, tydelig informasjon og god opplæring i verktøyet var helt nødvendig for at samtlige fikk rett informasjon og gutten ble funnet raskt. Og slik er det med alle uønskede hendelser. For å gjøre det beste, må vi tørre å tenke det verste og øve på hvordan vi skal løse utfordringer på best mulig måte.

Et vellykket arrangement kommer ikke av seg selv

TSR ble en vellykket folkefest, uten store overraskelser, og som beredskapsleder er jeg veldig fornøyd med resultatet. Med en solid beredskapsplan, grundig opplæring, øving og et skreddersydd prosjektstyringsverktøy, ble det enklere å gjennomføre et vellykket arrangement. Jeg er stolt av å ha etablert en sikkerhetskultur som vil ligge i ryggmargen på alle som deltok under arrangementet. Mange av dem som satt i komiteene har sentrale posisjoner i kommunen, og jeg håper de tar dette med seg videre i nye arrangementer eller prosjekter de skal jobbe med. Jeg vil til slutt oppfordre alle andre kommuner i Norge til å bruke et overordnet prosjektstyringsverktøy når de planlegger store og små arrangementer. Det er mange kommuner som har og bruker CIM i dag, men ikke alle vet hvilke muligheter som faktisk ligger i løsningen. Lykke til!

F24  Book en demo av CIM

 

 

Av Albert E Gjørtz

Albert E. Gjørtz er beredskapsleder i Ålesund kommune.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen