Er du klar for å evaluere egen innsats og gjennomføring?

«Alt blir bra» står det nå på mange fine fargerike plakater rundt omkring. Og det blir det, bra. En dag skal vi tilbake til normalen. Da vil vi også måtte evaluere egen innsats og gjennomføring av tiden vi er inne i nå. Når du nå sitter alene på hjemmekontoret, med alle medarbeidere tilgjengelig, er det viktig og også tenke fremover. Bruk initiativet til å dokumentere og loggføre det som skjer, smått og stort som har betydning for hvordan dere håndterer situasjonen.

Et loggsystem er ikke verdt tastaturet du knatter på dersom du ikke legger inn dine observasjoner. En kriselogg eller en daglig logg kan hjelpe dere med å dokumentere hva som har skjedd, hvilke vurderinger dere gjør, hvilke beslutninger som ble tatt, av hvem, og når. Et godt møtereferat kan gi innsikt hva som ble diskutert, hvor og når beslutninger ble tatt og så videre. MEN - nå sitter vi alle i videokonferanser og prater i timevis – hvem er det som dokumenterer? Blir samtalene tatt opp? Skriver vi møtereferat?

Det er store utfordringer om dagen, og utfordringene vil fortsette dersom man ikke dokumenterer situasjonen. Når evalueringene en dag skal starte, vil spørsmålene dukke opp som perler på en snor. Du vil kanskje spørre deg selv – hvorfor loggførte vi ikke møtene, alle beslutningene, grunnlag og bakgrunn for disse, e-postene, SMSene som ble sendt ut og svarene som kom i retur? Svaret du gir deg selv vil ofte være at det tar for mye tid i en hektisk fase, og at dere har mange ulike verktøy som ikke henger sammen – e-post, chat, videokonferanseløsning, kundestøttesystemer (CRM), arkivløsninger, intranett, sosiale medier, økonomisystemer, personalsystemer, og lista di bare fortsetter. Slik er det i alle fall for mange.

Gled deg!

Du bør alltid evaluere og dokumentere ditt arbeid, men spesielt i en slik krise vi står i nå. I evalueringsjobben vil du komme til å måtte svare for beslutninger som ble tatt og konsekvenser av disse. Når du nå etter hvert kommer tilbake på jobb, og evalueringene starter må du bruke dagene til å grave i elektronisk dokumentasjon for å reprodusere en tidslinje, og bakgrunnen for de valg dere tok før, underveis og ved normalisering av hendelsen.

Gratulerer kjære CIM-kunde

Du gjorde et godt valg da du begynte å loggføre i hendelsen, før hendelsen hadde kommet til deg. Tenk på de andre, som ikke har et system som uansett hva de gjør - loggfører alle aksjoner med sekunders presisjon og i tillegg presenterer det i en tidslinje? Du derimot, kan trykke på knappen og sende en eksport-fil til ditt eget saks- og arkivsystem. Hva gjør de andre når de blir spurt etter detaljer rundt en beslutning som ble tatt en tirsdag midt i februar? Du går jo bare tilbake i loggen eller systemloggen og finner de detaljene du trenger når du blir spurt om dette for en evaluering. Gratulerer!

Vi må være ærlige – helt av seg selv kommer det ikke. For å dra nytte av CIM må noen ting del på plass:

  1. Opplæring, trening og øvelser!
  2. Start hendelsen og informer ansatte om bruk av CIM
  3. Bruk CIM, du vil bli overrasket over hvor effektivt det er!
  4. Ta frem risikoanalyser og planer – du er vel forberedt? (og er du ikke, følg lenkene)

Med CIM får du

  • økt BEVISSTHET
  • økt SIKERHET og TRYGGHET for at planer og tiltak blir fulgt
  • HÅNDTERINGSEVNE under hendelsen
  • evne til NORMALISERING og EVALUERING
  • mulighet til FORBEDRING

Er det for seint for dere andre?

Er det for seint å ta i bruk CIM nå? Både ja og nei. Ja, fordi du sannsynligvis ikke får like stor nytte av godt gjennomarbeidede planer, tiltakskort og varslingslister som er tilpasset hendelsene beskrevet i planer og som dere har øvet med og på. Nei, fordi vi kan sette opp en fullt brukbar CIM til din organisasjon på 1-2-3. Vi kan gjøre CIM tilgjengelig slik at du kan varsle, mobilisere, loggføre og rapportere på det du måtte ønske. Digitale opplæringsvideoer og et supportapparat som er tilgjengelig 24/7, vil raskt kunne sørge for at dere drar nytte av et digitalt krisestøtteverktøy. Det samme systemet som alle offentlige virksomheter benytter. Kommuner, fylkeskommuner, fylkesmenn, direktorater, helse, politi, brann- og redningstjenester, flyplasser, samferdsel, universiteter, banker, og virksomheter innen olje og gass og en rekke andre.

CIM er mobilt tilgjengelig. Du kan bruke det på PC, nettbrett eller smarttelefoner. CIM leveres og driftes av F24 Nordics i sikre datasenter i Norge.

F24  Book en demo av CIM

Av Frode Lien Otnes

Frode er gründer og direktør i F24 Nordics. Han er utdannet innen økonomi og administrasjon ved Handelshøyskolen BI. I 2006 startet han F24 Nordics for å utvikle et elektronisk krisestøtteverktøy. Frode har ledet utviklingen av CIM og har aktiv prosjekterfaring fra implementeringen av CIM i blant annet regjeringens krisestøtteenhet og den omfattende implementeringen av krisehåndteringsverktøy hos DSB, fylkesmenn og kommuner. Sammen med Helsedirektoratet implementerte han også HelseCIM i alle landets helseforetak i 2012.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen