Hva kjennetegner en robust beredskapsorganisasjon?

Har du ansvaret for beredskapen i en virksomhet, er det for sent å etablere en beredskapsorganisasjon når en hendelse har oppstått. Det er heller ikke nok å lage et organisasjonskart og sende en mail til de utvalgte medlemmene og orientere dem om at de har fått en funksjon i tilfelle krise. En vellykket håndtering av kriser og ulykker forutsetter en gruppe med egnede personer som er drillet i sine oppgaver og forberedt på å utføre dem med en gang noe skjer.        

Hovedoppgaver  

Når en hendelse oppstår er det beredskapsorganisasjonens oppgave å umiddelbart etablere krisestab for å ta kontroll på situasjonen. Gjennom grundige forberedelser og trening er det mulig å være i forkant av situasjonen og slik kunne styre utviklingen i ønsket retning. Prinsippene for dette er omtalt i denne artikkelen om proaktiv metode. En krisestab som havner bakpå fra start, er prisgitt det som skjer utenfor egen organisasjon. Dette oppfattes som svært dårlig håndtering.     

Se vår ressursside om beredskap i offentlige og private virksomheter

Beredskapsorganisasjonen er bindeleddet mellom skadested og strategisk nivå i virksomheten. Den er operativ, men skal også skaffe informasjon til enhetene som trenger denne for å ta gode beslutninger. Den skal også holde kontakten med myndighetene og eksterne aktører.        

Den gylne timen  

Når en hendelse oppstår, vil arbeidet som gjøres rett i etterkant, prege hele utviklingen av krisen. Det er i mange tilfeller bestemmende for hvorvidt man klarer å få kontroll på situasjonen eller ei. På beredskapsspråket kalles dette tidsvinduet den gylne time. Tiden er meget knapp, og situasjonen ofte uoversiktlig. En beredskapsleder som starter arbeidet med å bygge en krisestab da vil verken ha tilstrekkelige ressurser, eller oversikt god nok, til å utføre målrettet skadebegrensning. På dette tidspunktet skal det være tilstrekkelig å sende ut en ferdigskrevet mail til forhåndsdefinerte mottakere, for å ha en krisestab på plass i løpet av kort tid.          

Personell  

Nedenfor ser du en prinsippskisse for en krisestab. Andre navn på denne er beredskapsorganisasjon eller andre linje beredskapsorganisasjon. Før jeg forklarer kort om hver enkelt funksjon, vil jeg komme med noen råd om hva man ser etter hos personer som skal bekle disse funksjonene.   

  • Personlig egnethet. De aktuelle folkene må ha kompetanse på det området de skal dekke. En pårørendekontakt, for eksempel, må inneha de personlige egenskapene som gjør at man kan håndtere krevende samtaler med empati og verdighet. En loggfører må ha god skriftlig framstillingsevne og være strukturert osv.  
  • Engasjement, vilje til å bidra. Plukk folk som har en indre motivasjon og ser nødvendigheten av at denne jobben blir utført profesjonelt og nøyaktig. Ikke bruk folk som i utgangspunktet kvier seg for å delta.  
  • Ikke press folk inn i funksjoner de ikke har nødvendige ferdigheter til å løse. Selv om opplæring, trening og driller er en del av jobben, er det både høyt press og liten tid når en hendelse er et faktum. Det er ikke tidspunktet for å lære seg det aktuelle håndverket.
  • Plukk folk som har vist at de takler press. I en krisesituasjon er det viktig å være kald i hodet og ikke handle på impuls. Rolige, sindige personer med gode samarbeidsevner er godt egnet. Styr unna folk som er på jakt etter spenning og drama.       

Prinsippskisse-for-krisestab.jpg

 

Aktuelle funksjoner 

  • Kriseleder. Leder staben og organiserer og koordinerer arbeidet.
  • Operativ kontakt. Kontaktpunktet mellom krisestab og hendelsessted/operativ enhet/1. linje. Innhenter informasjon fra aktuelle fagressurser, og videreformidler denne til rett sted.
  • Informasjons- og mediekontakt. Holder seg kontinuerlig oppdatert på utviklingen i krisen. Holder dialogen med media og sørger for informasjon internt. Utfører media-overvåking.
  • Personell- og pårørendekontakt. Håndterer eget personell, deres pårørende og eventuelle pårørende til andre involverte i hendelsen.
  • Logg-/tavlefører. Samler og sorterer informasjonen fra de andre funksjonene i krisestaben og fører dette systematisk i logg og på tavler.
  • Beredskapsrådgiver. Kan bistå krisestaben med  faglig støtte og kontakt mot eksterne fagressurser.
  • Fagressurser. Ekstern person som innkalles på kriseleders beslutning, for å bistå krisestaben med faglige vurderinger. Har det gått et ras, vil det eksempelvis være aktuelt med en geolog.
  • Liaison. Ekstern person fra organisasjoner man samarbeider med for å håndtere krisen.        

Er du godt forberedt?  

Beredskapsleder er alltid ansvarlig for håndteringen av en hendelse. Selv om det er umulig å forutsi tidspunkt og alvorlighetsgrad, er det mulig å styre utviklingen i stor grad. Gode forberedelser, dyktige fagpersoner  og effektivt verktøy er en forutsetning for det. Metodene er kjente og verktøyet tilgjengelig. Har du ikke allerede en godt trent organisasjon på plass, bør du starte rekrutteringen og komme i gang med treningen med det samme. 

F24 Gratis Ebok - Slik skaper du et beredskapsrom 

Av Jan Terje Sæterbø

Jan Terje er Leder Sikkerhet i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen