Hva med teknologien, når virksomheten endrer seg?

Fra tid til annen endres virksomheten, og det betyr at det som er rundt også må endres for å gjenspeile ny organisasjon. Organisasjonsendringene kan være små, eller de kan være omfattende, og det er sjelden et fasitsvar på hvordan dette påvirker.

En organisasjon eller virksomhet har systemer eller verktøy for å utføre sine oppgaver. Ett eksempel er virksomhetens regnskapssystem. Det skal sørge for at alle inntekter og utgifter registreres, slik at virksomheten kan betale regninger, skatter og avgifter, og sikre at penger kommer inn. Tidligere kunne man basere sitt regnskap på manuell regnskapsføring, men i dag klarer ikke en virksomhet å eksistere uten et spesialsystem. Når organisasjonen da endres, må trolig noe av regnskapssystemet også endres. De ulike avdelinger og underenheter må være satt opp, de som skal godkjenne faktura må være registrert, de ulike perioderapporter må være definert, og så videre.

Betydningen av ulike utgangspunkt

Selv om virksomheten endres, er det også et annet forhold som må hensyntas. Hvordan organisasjonen eller fagmiljøet jobber, eller har besluttet å utføre den faglige oppgaven, har betydning. La oss holde oss til eksempelet regnskapssystem. Et fagmiljø eller de faglige rutinene i en virksomhet, kan være ulike fra en annen virksomhet.  Økonomirapportering kan være ulikt, kvalitetssikring av økonomiske styringsdata kan gjøres ulikt, bruk av fullmakter kan variere, utsendelse av faktura kan gjøres forskjellig, og oppfølging av avvik kan være ulikt. Noen virksomheter kan også sette ut mange oppgaver til et regnskapsbyrå, mens andre gjør mye selv.

Den enkelte medarbeider som har en rolle i regnskapsaktiviteten kan ha ulik kompetanse og ulike forutsetninger. Selvsagt avhenger dette av hvor mange oppgaver som gjøres «in-house», og det avhenger av hvor kompleks virksomheten er. Uansett, de ulike medarbeiderne skal ha tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene, og til å kunne påpeke feil eller mangler.

Så med andre ord står vi overfor tre ulike perspektiver en virksomhet bør organisere sine systemer etter:

  1. systemet eller teknologiens egenskaper,
  2. organisasjonens rutiner, preferanser eller kultur, og
  3. de ansattes – som i menneskenes – ferdigheter, kunnskap og forståelse.

La oss illustrere dette som følger:

Organisasjonsendringer

Perspektivene menneske, teknologi og organisasjon, forkortet MTO og benevnt som  man – technology – organisation på engelsk, handler altså om samspillet mellom dem. Eller sagt på en annen måte: Hvordan sikre at teknologien bidrar til at hver enkelt og organisasjonen jobber mest mulig effektivt, og får best mulig effekt gjennom bruk av teknologien? Hvordan må teknologien utformes eller tilrettelegges? Hvilken opplæring og kompetanse kreves? Hvilke rutiner og arbeidsmetoder må ligge til grunn?

I modellen over, er det skjæringspunktet mellom de tre sirklene som er interessante. Det er her det er «harmoni» mellom de tre perspektivene, og jo større dette overlappende området er, desto bedre samsvarer teknologien med de menneskelige og organisatoriske forhold. Jo større overlapp, jo bedre forutsetninger for å hente ut gevinst.

Slik bør det også være med virksomhetens beredskaps- eller krisehåndteringsarbeid. Teknologien som brukes må være så fleksibel og tilpasningsdyktig at den hensyntar de organisatoriske og menneskelige forutsetningene. Men, det kan ikke være slik at det bare er teknologien som skal tilpasse seg. Og dette er viktig: Ett av formålene med teknologi eller et system, er at de skal bidra til at feil ikke oppstår og at man løser oppgavene korrekt. Dersom et regnskapssystem er så fleksibelt, og så lite strukturert at det medfører feil i for eksempel beregning av feriepenger, så er vi på ville veier. Slik er det også med beredskapssystemet – det må også være av en slik karakter at det strukturerer arbeidet og sikrer høy kvalitet på utførelsen. Feil utførelse i en hendelse som allerede er krevende vil kunne føre virksomheten på ville veier.

Viktige spørsmål å stille

Akkurat nå er det mange kommuner som er i endring som følge av kommunereformen: Vi bistår mange av disse, men vi kan hjelpe og bistå alle typer virksomheter med endringer i CIM når kart og terreng ikke lenger stemmer. Noen av spørsmålene som kommer opp når enheter slår seg sammen er:

  • Hva gjør vi med historikk?
  • Skal vi fortsette med eksisterende installasjon, eller starte med blanke ark?
  • Hvordan oppdatere kontaktregisteret mest mulig effektivt?
  • Hvordan sikre en overgang uten nedetid?

Vi har erfaring med både kommunesammenslåinger og andre virksomhetsendringer, og deler gjerne våre råd. Bli med på vårt webinar hvor vi går igjennom og besvarer noen av de viktigste spørsmålene rundt CIM og endringer i virksomheter.

webinar prganisasjonsendringer

Av Eivind Moen

Eivind er avdelingsleder for enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser, og medlem av ledergruppen i F24 Nordics. Han har sin utdanning fra Luftkrigsskolen, NTNU og Handelshøyskolen BI. Han har jobbet både med krisehåndtering og beredskap, og med prosjekt- og kvalitetsledelse. Eivind har skrevet mye av opplæringsmateriellet i F24 Nordics.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen