Krisehåndtering: Derfor vil det gå galt

Når virksomheter utsettes for alvorlige, uønskede hendelser, svikter ofte krisehåndteringen. Hvorfor opplever vi at det går galt gang på gang? Det er to grunner til dette. En handler om vår egen forestillingsevne: Vi tror ikke egentlig at disse hendelsene kan ramme oss. Den andre er at vi trener og øver galt.  

Kan dette skje oss?  

Dersom du skal være forberedt på å håndtere alvorlige hendelser, er du også nødt til utfordre din egen forestillingsevne. Vi er bygget slik at vi helst vil tro at alt går bra. Når ledere ikke utfordrer denne tilbøyeligheten, vil virksomheten alltid være uforberedt når det oppstår en alvorlig hendelse.  

Vil du bli bedre på krisehåndtering? Besøk vår temaside - Dette må du vite om krisehåndtering!

Det er godt mulig at de uønskede hendelsene som er avdekket i virksomhetens risikoanalyser, beskrevet i beredskapsplanen eller som er grunnlaget for beredskapsøvelsene, aldri kommer til å inntreffe. Selv om sannsynligheten er aldri så liten, er det likevel lurt å ha tenkt tanken og gjort sine forberedelser. Lederens viktigste oppgave er altså å utfordre forestillingsevnen. Sin egen og sine ansattes.  

Male fanden på veggen  

En god stund før 22. juli i 2011 var jeg med på å gjennomføre en stor beredskapsøvelse. Vi øvde på å håndtere en terroraksjon der sprengstoff var plassert i en varebil. Tilbakemeldingene etter øvelsen var at dette ikke var særlig sannsynlig, og at øvelsen opplevdes som irrelevant. Poenget her er ikke å henge ut noen, men å belyse en grunnleggende utfordring ved alt beredskapsarbeid: Vi vil ikke tenke at dette kan skje oss. Situasjonene vi trener på å takle virker altfor dramatiske og fjerne, og øvelsene oppleves som lite relevante. Vi er altså nødt til å øve på håndtere hendelser som har lav sannsynlighet, men som vil få store konsekvenser.  

Benytt krisestaben!        

Erfaringene viser at det er de mest grunnleggende rutinene for varsling og innkalling som svikter når en alvorlig hendelse inntreffer. Det er gjerne en egen krisestab som i utgangspunktet skal håndtere på vegne av virksomheten. Vår erfaring er at det ofte er uklart hvilke hendelser som fører til at krisestaben blir kalt inn. Den er beskrevet i beredskapsplanene, men blir likevel ikke benyttet når noe alvorlig oppstår. Så la meg bare være helt klar på dette punktet: Hvis virksomheten din har en krisestab, bruk den! Hvis du aldri har tenkt å bruke en slik stab, så skriv det heller ikke inn i beredskapsplanen din!  

Et selvtilfreds kryss  

Alle virksomheter skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser. Utfordringen er at de formelle kravene til risikoanalyser, beredskapsplaner og øvelser er så vage at de ikke har innvirkning på den reelle beredskapen og krisehåndteringsevnen. Det er fullt mulig for en virksomhet å tilfredsstille myndighetenes krav uten å ha tilfredsstillende beredskap.   Det er også en stor utfordring at virksomhetene ikke stiller krav om pliktig oppmøte på opplæringer og øvelser. Dette er viktige aktiviteter for å bygge opp kunnskapen og samhandlingen i en god krisestab. Dersom oppmøtet er delvis frivillig, kan man stille seg spørsmål om effekten. Handler da hele tiltaket om å kunne krysse av for utført aktivitet?  

Det enkle er ofte det beste  

Det er vår erfaring at når krisestaben først er innkalt, blir hendelsen oftest håndtert godt. Det er den initiale krisehåndteringen som svikter. Derfor er det så vesentlig å trene regelmessig på varslings- og innkallingsrutiner. Det er hverken ressurskrevende eller vanskelig. Vet du og virksomheten din svaret på disse enkle spørsmålene har dere et godt fundament for initial krisehåndtering:  

  • Hvem i din organisasjon vil fange opp hendelsen?  
  • Hvem varsler krisestaben om hendelsen dersom den inntreffer?  
  • Hvem står for innkallingen av krisestaben?  
  • Hvordan gjennomføres varslingen og innkallingen?  
  • Hvem gjør hva og i hvilken rekkefølge når krisestaben er kalt inn?    

På tross av spørsmålenes enkle karakter erfarer vi at dette er veldig vanskelig å innarbeide gode rutiner på.  

Forestill deg det verste - tren på det grunnleggende  

Kort oppsummert vil jeg si at overskriften på denne artikkelen baserer seg på to forhold: Vår forestillingsevne blir ikke utfordret tilstrekkelig, og det trenes og øves ikke riktig. Heldigvis er det enkelt å gjøre noe med dette. For det første må det være helt klart hvem som utgjør krisestaben og hvordan den skal varsles og innkalles. For det andre må virksomheten drilles i initial krisehåndtering; grunnleggende varslings- og innkallingsrutiner og rutiner for oppstart av arbeidet i krisestaben. Dette bør man trene på ukentlig. Det er fullt gjennomførbart og tar kun noen få minutter hver gang. Disse minuttene hver uke vil være vel anvendt tid dersom den alvorlige uønskede hendelsen allikevel skulle inntreffe.  

> Les også: Effektiv varsling ved uønskede hendelser

Men selv med dette øvingsopplegget vil det ta noen måneder før hele krisestaben har lik oppfatning av rutinene for initial krisehåndtering virker. Det er altså på høy tid å begynne å jobbe systematisk med opplæring og øvelser av krisestaben. Dette vil gi god beredskap og krisehåndteringsevne.   


New call-to-action

 

Av Yngve Dyrøy

Yngve er sikkerhetsrådgiver at Advansia, part of AFRY (tidligere One World). Han har mer enn 25 års erfaring med sikkerhet, beredskap og krisehåndtering. Han er utdannet ved Politihøgskolen og har i tillegg en mastergrad i risikostyring og sikkerhetsledelse fra Universitetet i Stavanger. Yngve har blant annet jobbet ved Oslo politidistrikt, Politidirektoratet og Norges Bank. Videre har han bred prosjektlederfaring med gjennomføring av ulike teknologiprosjekter. Yngve har de siste årene erfaring med beredskapsstøtteverktøyet CIM gjennom masterstudier, ansvarlig for implementering og systemeier i Norges Bank og som prosjektleder for innføring av CIM i en rekke organisasjoner.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen