Massevarsling med presisjon og effekt

Det finnes en rekke ulike tekniske løsninger som muliggjør massevarsling – altså rask og (relativt) samtidig varsling til store grupper ved bruk av mobiltelefonteknologi. Teknologien er lett tilgjengelig, men har vi tilstrekkelig kunnskap om hva vi skal bruke den til, og hvordan vi bør bruke den?

I det etterfølgende reflekterer jeg over hva jeg mener du bør tenke gjennom før du anskaffer og implementerer en massevarslingsløsning. Listen er på ingen måte uttømmende, men den er i det minste en start.

Hva skal vi bruke løsningen til?

La oss starte med å spenne hesten for kjerra – det vil si, først vurdere behovet. Hvilke situasjoner kan vi med rimelighet anta vil kunne oppstå i eller ramme vår virksomhet, og som vil utløse et behov for massevarsling? Er det noe med disse situasjonene som gjør at vi ikke kan varsle med eksisterende varslingsordninger – for eksempel brannvarslingsanlegg?

> Les også: Effektiv varsling ved uønskede hendelser

Hvordan skal vi bruke løsningen – og hva vil vi oppnå?
 

Effekt    

Definer hvilke handlinger du vil at varslingen skal utløse. Du må også vurdere om det kan oppstå uønskede effekter. En varsling kan forkludre deres eget, nødetatenes eller andre instansers arbeide. Den kan også lede oppmerksomheten mot de varslede på en måte som setter dem i fare, snarere enn trygger dem.

Målgruppe

  • Vær bevisst på hvordan du skal avgrense målgruppen. Det er gjerne geografiske eller organisatoriske grenser som ligger til grunn, men de kan selvsagt variere avhengig av situasjonen. Husk også på at målgruppen for varslingen kan trenge forhåndskunnskaper om det de kan bli varslet om og trening i å respondere passende.
  • Presisjon i utvalget kan være avgjørende for å oppnå ønsket effekt. Ønsker vi kun å nå våre egne, eller vil vi favne bredere? En målgruppe som overlapper med andre aktørers målgrupper, kan risikere å motta motsigende varsler. Det kan også være noen som absolutt ikke skal få kjennskap til det dere varsler om.
  • I en liten målgruppe vil alle få varselet mer eller mindre samtidig, mens varslingen vil ta noe mer tid mot en stor målgruppe. Derfor må du vurdere hvilke konsekvenser en tidsfasing kan ha for den ønskede effekten.

Budskap

  • Hva skal budskapet i varslingen være, og hvem kan beslutte det?
  • Kvalitet og presisjon i budskapet er som regel avgjørende for å oppnå den ønskede effekten. Hva kan feil eller mangler i budskapet føre til?
  • Vil budskapet være likt fra gang til gang? Er det ett enkelt budskap som kan forhåndsdefineres, eller er det behov for differensiert og/eller situasjonsspesifikk informasjon?

Tid

  • Hvor raskt må varslingen gjennomføres for at den skal gi ønsket effekt, og at budskapet fortsatt skal være relevant når det er kommet frem til alle mottakere?
  • Når gjennomføres varslingen, hva utløser den, og hvem har anledning til å beslutte at den skal gjennomføres? Forsøk å definere objektive og entydige kriterier som brukes når det ikke må gjøres konkrete vurderinger av den aktuelle situasjonen. Dette har igjen konsekvenser for måten vi organiserer varslingen på.
  • Når dere har bestemt hvem som gjennomfører varslingen, og hvordan det gjøres, er det også mulig å anslå hvor lang tid det tar fra første indikasjon på at noe er i gjære til varselet er sendt og mottatt. Vurder om dette er raskt nok.

Lag scenarier

Til slutt bør du gjøre en vurdering av hvilke faktorer som er viktigst for å sikre den ønskede effekten av varslingen i de ulike scenariene; det være seg hastighet, volum, treffsikkerhet eller informasjonskvalitet.

Kan du varsle med tilstrekkelig volum, treffsikkerhet og kvalitet så raskt at du får den ønskede effekten – altså slik at mottakerne kan nyttegjøre seg den? Dette siste spørsmålet er spesielt relevant i akuttfasen av plutselige uønskede hendelser med uforutsigbare og situasjonsspesifikke forløp, for eksempel PLIVO.

Teknologien er her. Spørsmålet er om orgaisasjonen har kompetansen til å vurdere muligheter mot behov på en tilfredsstillende måte.

Anskaffer vi en massevarslingsløsning for å løse et problem – eller gjør vi det primært for å vise at vi gjør noe?

 New call-to-action

 

Av Jørn-Ivar Hellesnes

Jørn-Ivar er partner i One World AS. Han er utdannet ved Krigsskolen og har mer enn 20 års erfaring som leder, rådgiver og prosjektleder i offentlig og privat sektor. Han har blant annet arbeidet i Forsvaret, ved Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap, i Teleplan og i Statoil. Jørn-Ivar er sertifisert revisjonsleder kvalitet og har nøkkelkompetanse innenfor fagområdene prosjektledelse, kvalitet- og risikostyring, kvalitetssystemer, beredskap og krisehåndtering.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen