Øv på beredskapsplanen – før krisen kommer

Sikkerhet og beredskap er ikke alltid like populært å bruke tiden på. Media skriver ikke førstesider basert på glimrende forebyggende arbeid eller om de beste beredskapsplanene. De skriver om feil og aller helst menneskelige svikt. De skriver om det mest normale som finnes - vi mennesker som garantert gjør feil. 

Men hva om vi på forhånd hadde tenkt gjennom hvilke feil vi kan komme til å gjøre og hvilke katastrofer som kan ramme oss? Og hva om vi hadde planlagt hva vi gjør dersom noe skjer? Hva om vi hadde øvet på beredskapsplanen og trent med krisestaben?

Det kan skje alle

Hva er det dette egentlig handler om? Tenk på denne litt. Hva handler det EGENTLIG om. Jo, det handler om våre verdier. Det handler om de som er ute på veiene, ute i samfunnet, ute på ferger og båter langsmed kysten i Norge. Det handler om alle arbeidstakere som er ute og bygger landet hver dag. Det handler om deg og meg som drar på sydentur fordi det er så innmari kaldt i februar. Det handler om alle de som passer på barna våre mens vi er ute på våre viktige jobber. Dette handler om oss alle. Det handler om trygghet.

En oversiktlig metode for å kartlegge risikoer knyttet til virksomheten din.  Last ned vår gratis e-bok her.

Hvem rammes av skoleskyting? Hvem rammes av massivt strømutfall, jordskred, pandemier, den årlige flommen? Hvem rammes av at mobilnettet går ned i seks timer? Hvem rammes av terroraksjoner i utlandet?

Så hva dette EGENTLIG handler om når alt kommer til alt, er at de som er rammet kan være avspist med ett eneste håp: At du har gjort jobben din og er forberedt!

Alvorets øyeblikk

Kriser kommer når du minst venter det. Tenk deg det øyeblikket du oppdager at en hendelse kan få alvorlige konsekvenser. Og at du faktisk var forberedt denne gangen - alle beredskapsøvelser, all trening i krisestøtteverktøyet, alle varslingsøvelsene, alle rundene med kriseplanen ga endelig uttelling.

Sett deg inn i disse tidskritiske minuttene fra første melding til første-møte i staben i kriseorganisasjonen. Det har du ikke tid til å reflektere over når alvoret plutselig inntreffer. Så la oss nå, i fred og ro, bruke litt krefter på denne mentale øvelsen.

Du vil ønske å ha noe konkret å forholde deg til. Du ønsker å ringe en venn, kanskje en sjef, kanskje flere kolleger. Du vil ha en godkjent og gjennomtenkt varslingsliste, en såkalt distribusjonsliste. Du logger deg på systemet du har for håndtering av kriser.

Du ønsker egentlig å samle dine kolleger så fort som mulig. Du vil at noen andre kan svare alle ubehagelige spørsmål fra andre ansattes pårørende. Du vil ønske at de menneskene du ber om hjelp har god peiling på hva man gjør akkurat nå – i dette øyeblikket. Du ønsker å innkalle stabssjefen slik at et overordnet, oversiktlig situasjonsbilde kan formidles til de andre i virksomheten din. Yngve Dyrøy ga dere 5 enkle stikkord.

Tiden går. Klokka tikker. Folk er utålmodige. Forventningene er store. Du ønsker at telefonnumre ligger rett foran deg, listen med folk du må varsle er enkelt tilgjengelig, for dette har du trent på.

Følelsen av kontroll

Du har oversikt. Du vet hva som er ditt ansvar, og du kan raskt innkalle de rette folkene til krisestabsmøte. Systemet ivaretar deres svar eller respons på utsendt melding. Du arbeider effektivt i krisestøtteverktøyet med å registrere og loggføre relevante opplysninger, og i innkallingen ber du folk om å oppdatere seg på situasjonen før stabsmøtet starter. De er dermed oppdatert, og dere sparer verdifulle minutter. Han som på forhånd er utpekt som loggfører, fungerer som referent i møtet. Han noterer effektivt opplysninger og beslutninger i møtet og har god hjelp fra den forhåndsdefinerte agendaen.

Når møtet er over, vet alle hvilke tiltak som skal iverksettes og når neste møte starter. De begynner å jobbe med oppgavene sine, og noen er til og med definert i tiltakskort, så dette er gjennomtenkt på forhånd. Alle registreringer loggføres i krisestøtteverktøyet, og alt arbeidet dokumenteres veldig enkelt.

Dine kolleger og deres pårørende er på tråden og krever avklaringer. Mediene er der og krever kontinuerlig oppdateringer. Du svarer med et relevant og velformulert budskap - et kortfattet og presist situasjonsbilde, med involverte og rammede, hvilke tiltak som er iverksatt, og hvilke som er planlagt, og når kriseorganisasjonen er forventet etablert.
Les gjennom bloggen til Tove om du lurer på hvordan du skal håndtere pårørende i en krise – du trenger det garantert.

Du avhjelper medarbeiderne dine i praktiske spørsmål. Leder dem til et forhåndsdefinert møtested. Et sted der det er strøm, internett, stoler, mat, informasjon. Et sted de kan jobbe og samarbeide, og sammen gjøre det aller ytterste for å takle denne krisen eller katastrofen. Mulig avholder du et møte i skyen. Uansett har du et godt grunnlag for å gjøre dem kompetente til å takle situasjonen. I et tidsvindu der minuttene er meget korte.

Tenk nå - ikke siden

Ikke tull til dette på forhånd. Tenk noen lure tanker nå og bli bedre forberedt. Det er mine barn og min familie jeg tenker mest på. Hva tenker du på? Vil ditt arbeid bli veiet og målt en gang i framtiden? Vil du få ansvar for noe ubehagelig en gang? Gjør samfunnet den tjenesten - vær etterpåklok på forhånd. Din arbeidsplass og dine kolleger stoler på at når alt kommer til alt – så har du en plan.

F24 - gratis ebok - Slik kommer du i gang med risikovurdering

 

Av Joachim Lilleøen

Joachim er partner i One World. Han har mange års erfaring med sikkerhet, beredskap og krisehåndtering. Etter Politihøgskolen jobbet han i over 20 år i politiet, fra patruljering til arbeid på operasjonssentralen, prosjektledelse og utvikling av operative systemer. Han har de siste årene jobbet mye med CIM. Han kjenner dette systemet veldig godt og har bistått en rekke kunder med innføring av CIM. Erfaringen fra operasjonssentralen ved Oslo politidistrikt og Nødnett har vært nyttig når man skal få telefoni- og radiosystemer til å fungere med kommando- og kontrolløsninger. Han har erfaring med å innføre komplekse løsninger i forskjellige brukermiljøer.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen