Rekk opp hånda, de som vet hvor beredskapsplanen befinner seg

For noen organisasjoner er det å lage en beredskapsplan en engangsøvelse man gjør for å kunne krysse av i en boks. Det handler mer om å oppfylle et pålagt krav, fremfor å lage noe nyttig for virksomheten. Problemet med denne tilnærming er at få i etterkant vet hvor planen er, hvordan de kan finne frem i den, og viktigst av alt - hva de skal gjøre dersom en hendelse inntreffer. Det er ikke ideelt i en allerede stressende situasjon!

Det starter på ledernivå

Beslutningen om å lage en beredskapsplan tas ofte på det høyeste nivået i organisasjonen. Men at noe er vedtatt på et strategisk nivå, er ikke ensbetydende med at det operasjonelle eller taktiske nivået finner planen gunstig eller forpliktende.

I organisasjoner der en beredskaps- eller krisehåndteringsplan kun blir sett på som et krav snarere enn en verdifull og viktig ressurs, er det sjelden nok å kun flytte filene og mappene til et mer tilgjengelig sted. Hvis de ansatte ikke vet hvordan de får tilgang til dokumenter som vil sikre en effektiv kriserespons er dette en konsekvens av et større problem, nemlig at beredskap og krisehåndtering ikke er prioritert i virksomheten. 

Det er med andre ord et lederansvar å gjøre rammeverket for krisehåndtering kjent i organisasjonen. 

Dette må din beredskapsplan inneholde - last ned vår gratis guide til struktur  og innhold.

Hvor tilgjengelig er krisehåndteringsplanen?

Som beredskapsleder eller sikkerhetsansvarlig er det din oppgave å sørge for at din organisasjon vet at det finnes en plan alle skal følge hvis en hendelse inntreffer. De må vite hvor den er, hvordan den skal følges og ikke minst hva deres oppgaver innebærer.

Fordi disse planene ofte har forskjellige kapitler og beskrivelser for forskjellige roller, kan dette sammenlignes med å lete etter den berømte nåla i høystakken i en presset situasjon. 

Les mer: Øv på beredskapsplanen - før krisen kommer
 
Det burde være ganske innlysende at det å la et viktig dokument samle støv i en perm eller bortgjemt i ei hylle er kontraproduktivt. Det er heller ikke noe bedre å lagre det digitalt i en SharePoint-løsning ingen vet hvordan de skal få tilgang til. 

Ikke bare medfører dette at den gjennomarbeidede planen ikke blir fulgt etter intensjonen, det er også svært usannsynlig at den blir oppdatert når det er nødvendig. Resultatet er at hvis noen i det hele tatt finner dokumentet - har det gått ut på dato. 

Hvordan best oppbevare krisehåndteringsplanen?

For det første må planen lagres digitalt, og på en slik måte at alle involverte har tilgang til den uavhengig av hvor de befinner seg. For det andre bør den organiseres i kapitler eller deler som tilsvarer roller og ansvar i organisasjonen. 

En evakueringsplan vil for eksempel være relevant for alle i selskapet i tilfellet brann. Personer i beredskapsteamet og kriseledelsen må ha tilgang til deler som omhandler varsling og mobilisering, relevante tiltakskort og sjekklister med mer. Du som beredskapsleder, må ha tilgang til å se alt. Denne strukturen gjør det mulig for alle å fokusere på sin rolle og sitt ansvar, noe som gjør det enklere å få fullført relevante oppgaver. 

Les mer: Hvor mye informasjon skal du ha med i et tiltakskort?

Selve planen trenger ikke nødvendigvis være et stort dokument i seg selv,  men den må være tilgjengelig på en måte som gjør at brukerne raskt finner den delen som er relevant for akkurat dem. I en ideell verden ville denne type plan helst blitt oppbevart i et programvaresystem med et definert hierarki som gir brukerne automatisk tilgang til sin del av planen. 

Det å bruke en skytjeneste som SharePoint har klare ulemper. Du ønsker at planen skal fungere som et levende dokument, som automatisk gir deg tilgang til informasjon relevant for din rolle. Av praktiske hensyn bør teamet ditt slippe å måtte skumme gjennom et langt dokument hvis krisen først er ute. Sjansen er stor for at noe kritisk kan bli oversett. 

F24  Book en demo av CIM

Av Kristian Pettersen

Kristian er prosjektleder i F24 Nordics og jobber som en del av enheten som ivaretar prosjektbistand og kundeleveranser. Han har befals- og krigsskoleutdanning fra Forsvaret, har studert ved University of Berkeley, California, og har en mastergrad i statsvitenskap fra NTNU.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen