Sommerforberedelser for beredskapsorganisasjonen!

Er beredskapsorganisasjonen din klar for sommeren? Kanskje har noen nye eller endrede roller i beredskapsorganisasjonen enn vanlig i løpet av sommeren. Her får du noen tips til tiltak du kan vurdere før sommeren slår inn for fullt.

PS: Med CIM mobil har du full tilgang til din CIM fra mobile enheter som telefon og tablets. Du kan altså sitte på stranda i Hellas og støtte håndteringen av en hendelse hjemme.

Vaktplan

Er vaktplanen for sommeren klar og distribuert til alle involverte? Hvor finner dere virksomhetens ferieplan? Hvis det en hendelse oppstår i sommerukene, kan kontinuitet i en krisestab være en utfordring. Har dere nok ressurser for å håndtere en langvarig hendelse, hvor man må bytte ut vaktpersonell flere ganger? Å ha mer vaktpersonell tilgjengelig til enhver tid er ikke mulig for de fleste virksomheter, men kanskje dere bør tenke tanken, og ha en plan på tilbakekalling av ressurser.

Vi anbefaler å ha ferieplanen for hele virksomheten tilgjengelig i CIM. Du kan lage den i CIM med modulen Vaktliste, eller du kan ha en lenke til eget filsystem eller til et annet internt system. En lenke kan ligge som et eget menypunkt, i en arbeidsflate, i dokumentarkivet eller lignende.

Les mer om modulen vaktliste her. Spør oss om råd hvis du er usikker. 

Sjekkliste for vaktbytter

Vi anbefaler at dere lager en enkel sjekkliste eller en mal for gjennomføring av vaktbytter, og gjennomfører dette i CIM. Opprett en hendelse, og dokumenter alle oppgaver som skal gjennomføres i forbindelse med vaktbytter.

Eksempler på punkter i en sjekkliste for vaktbytter:

  • Logg inn i CIM, verifiser at innlogging fungerer problemfritt
  • Sjekk/kontroll av planverk
  • Varsling/kommunikasjonstest til øvrig vakt eller beredskapspersonell
  • Kvalitetssjekk av distribusjonslister
  • Logg inn med mobil/tablet hvis dere bruker CIM mobil, for å verifisere at dette fungerer som det skal

Ved å gjennomføre vaktskifter i CIM får alle sjekket egen innlogging og at man har nødvendige tilganger. Ved å ha enkle gjøremål i CIM blir alle involverte tryggere på bruken. Du får loggført og dokumentert vaktbytter, all informasjon er på samme sted, og ingenting slettes.

Øving og trening

Er det hensiktsmessig å utføre trening eller en øvelse før sommeren kommer starter for fullt? Trening trenger ikke kreve mye forberedelser og ta så mye tid for de som skal delta.

Eksempler på enkel trening: 

  • Vaktbytter
    Gjennomfør vaktbytter i CIM. De involverte får testet innlogging og tilganger, og blir tryggere på systemet med enkle sjekkpunkter som skal testes/sjekkes
  • Varslingstest
    Bruk CIM til å sende melding (sms, epost, talemelding), og be om respons. Vaktpersonell får trent i CIM og dere får kvalitetssikret distribusjonslister.   

PS: Last ned gratis e-bok for flere tips på øvelser dere kan gjennomføre. Last ned her.

Kundeweb og support

Har dere en oversikt over superbrukere i CIM i egen CIM? Er alle som går på vakt kjent med kundeweb i CIM? Hva med One Voices supportnummer? Hvilke rutiner finnes ved mottak av driftsmeldinger fra One Voice, og er vaktgående personell i sommer kjent med disse?

Om man vikarierer i andre, og nye roller i beredskapsorganisasjonen er det greit å vite hvor man kan henvende seg om man står fast, opplever problemer eller har spørsmål.

På kundeweb finner man svar på mange vanlige spørsmål. Finner man ikke svar er det hos One Voice alltid noen å spørre. I åpningstiden mellom 8 og 16 kan du få hjelp til stort og smått.

Vi anbefaler å gjøre alt beredskapspersonell kjent med kundeweb i CIM, og hvor man finner kontaktinformasjon til support hos One Voice.

Les mer om kundeweb her.

Reiseregistrering

Verden er ikke mer utrygg å ferdes i nå enn den var før, selv om mange som tror det. Friheten til å reise blir utfordret av krig, terror og økende frekvens av naturkatastrofer. Hvis det skulle oppstå noe i sommer, vet du om noen av dine kolleger er der det skjer? Selv om de fleste ville satt pris på en henvendelse fra arbeidsgiver om de skulle befinnes seg i et utsatt område, er det viktigste i en slik situasjon at Utenriksdepartementet (UD) vet hvor du er, for å kunne yte bistand.

UDs reiseregistrering.no. er bygget på CIM, og muliggjør frivillig registrering ved utenlandsopphold. Det er et tilbud til norske reisende, som gjør det lettere for UD å komme i kontakt med deg om noe alvorlig skulle skje der du er.

Oppfordre alle i din virksomhet å registrere feriereisen her, men også å registrere jobbreiser og andre reiser ellers i året, på reiseregistrering.no.

PS: Med SmartHelp i CIM kan du få nøyaktig posisjon på alle dine ansatte. Les mer her

Ta kontakt med din kundekontakt hvis du har spørsmål 🌻

God sommer

 

Av F24 Nordics AS

F24 Nordics har over 40 ansatte, inkludert vårt datterselskap i London. Vi utvikler og drifter software-løsninger innen sikkerhet, beredskap og krisehåndtering, med vårt flaggskip CIM®. F24 Nordics AS er en del av F24-gruppen som har sitt hovedkvarter i München, Tyskland.

Flere artikler fra denne forfatter

Abonner på bloggen